Importanța analizei scenariilor

Obișnuiam să-l numim „ce-ar fi dacă”, dar astăzi este cunoscut sub numele de „analiza scenariului”. A fost un instrument de management preferat de-al meu încă de pe vremea când eram vicepreședinte pentru o firmă de cercetare de piață și este o metodă pe care am folosit-o de zeci de ani pentru a crește o companie de software de la zero la peste 10 milioane USD în vânzări anuale. Astăzi, cu criza COVID-19 asupra noastră, este cea mai bună modalitate de a merge mai departe prin creșterea incertitudinii.

Ce este o analiză de scenariu?

Analiza scenariului se referă la a vedea ce s-ar putea întâmpla și apoi a veni cu un plan pentru cum ați putea acționa în acea situație. Dacă afacerea dvs. se confruntă cu incertitudine, luarea în considerare a mai multor scenarii diferite de „ce-ar fi” și elaborarea unui plan va fi esențială pentru supraviețuirea afacerii. Iată doar câteva întrebări despre scenarii pe care să le puneți pe măsură ce dezvoltați diferite scenarii:

• Timp până la recuperare: Gândiți-vă la modul în care lumea își va reveni din criza economică actuală. Se vor deschide lent afacerile? Sau va dura timp?
• Impact asupra vânzărilor: Dacă vânzările scad cu 30%? Ce facem cu salariile și cheltuielile? Dacă scad cu 50% sau 70%? Ce atunci?
• Durata crizei: Ce se întâmplă dacă recesiunea durează două luni? Dacă durează șase luni? Un an?
• Impactul distanțării sociale: Cât timp va avea impact distanțarea socială și cât va dura? Îți afectează asta afacerea?
• Opțiuni de finanțare: Pot obține un împrumut de urgență pentru salarii? Cum afectează asta cifrele?
• Lipsa: Intrările cheie (cum ar fi materiile prime pentru asamblare) vor fi rare? Ce se întâmplă dacă prețul lor crește mult și disponibilitatea în scădere.
• Păstrarea forței de muncă: Cât timp îmi pot păstra oamenii fără a fi nevoit să-i las pe oameni să plece. Care va fi costul de a lăsa pe cineva să plece atunci când include recrutarea și păstrarea unui înlocuitor mai târziu, când economia își va reveni? O reducere generală a salariilor ar fi un compromis acceptabil? Ar trebui echipa executivă să ia mai întâi o tăietură?
• Reducerea cheltuielilor: Care dintre cheltuielile mele sunt cu adevărat discreționare? Cât de mult daune face fiecare tăietură?

Pentru fiecare dintre aceste întrebări și pentru toate celelalte întrebări importante care apar într-o perioadă ca aceasta, trebuie să lucrați cu un scenariu. Fiecare scenariu combină numerele cheie din cazul ipotetic și explorează impactul asupra rezultatului și vă ajută să vă definiți rata de ardere a numerarului și pista. Majoritatea oamenilor se gândesc la planurile de urgență mai bine atunci când sunt prezentate în numere – ajută la conectarea tuturor punctelor și vă asigură că sunteți pe drumul cel bun către schimbarea reală.

De ce este importantă planificarea scenariilor?

Pur și simplu, este o metodă mai bună de a privi cu exactitate înainte, iar proprietarii de afaceri știu mai bine decât matematicienii. Înainte de a-mi începe propria afacere am fost cercetător de piață, făcând prognoze. Am o educație de afaceri de lux și pot face modelare de afaceri sofisticate, econometrie, variații de netezire și medii ponderate și toate astea.

Cu toate acestea, am descoperit când eram în primele linii ale acesteia, că toate abordările matematice depind de dinamica de bază a trecutului care prezice viitorul. Și, în contrast, majoritatea proprietarilor de afaceri fac o treabă mult mai bună în a vedea viitorul atunci când combină cifrele și trecutul cu propria lor experiență și intuiția umană.

Analiza scenariilor optimizează combinația de numere și intuiție. De exemplu, luați o prognoză originală de vânzări dinainte de criză și o folosiți pentru a dezvolta un nou scenariu în care vânzările scad (ahi, apropo… greu de vorbit despre asta). Apoi reveniți la bugetul de cheltuieli inițial și vedeți ce ați reduce dacă ar fi să vă descurcați cu vânzări mai mici pe 3, 6 sau chiar 12 luni. Conectarea numerelor vă ajută să vă gândiți bine și vă permite să priviți înainte în trepte diferite.

Principalul beneficiu este că scenariul nu este stabilit în piatră. Puteți revedea analiza în orice moment și puteți face ajustări în funcție de bugetele și cifrele de venituri actualizate, precum și de peisajul economic în schimbare. Intuiția ta se intersectează cu numerele tale pe măsură ce faci ajustări pe baza performanței reale și faci previziuni cu privire la modul în care se va schimba piața.

Cum se efectuează o analiză de scenariu

Trebuie să ai cifre bune pentru a-ți optimiza managementul. Poate că tu, proprietarul afacerii, ești responsabil pentru acest lucru sau poate îl încredințezi cuiva din echipa ta. Mai ales într-o criză, nu puteți conduce o afacere bine fără cifre viitoare proiectate pentru vânzări, costul vânzărilor, cheltuieli, profit (sau pierdere) și fluxul de numerar. Iată câteva modalități de a efectua analiza, inclusiv pași pentru fiecare proces.

Construiți scenarii folosind foi de calcul

Începeți cu o foaie de calcul care include foi de lucru pentru vânzări, cheltuieli, P&L, bilanțși fluxul de numerar. Magia foii de calcul vă permite dvs. (sau cuiva din echipa dvs.) să legați numerele, astfel încât atunci când schimbați un număr dintr-o singură foaie, numerele aferente din alte foi să se schimbe și ele. De exemplu, reducerea vânzărilor va produce automat mai puține profituri sau o pierdere mai mare și mai puține numerar. Dacă foile de calcul pentru bugetare nu fac asta, merită efortul de a le conecta cu o mână de formule Excel. Vă va permite să faceți ajustări fără a fi nevoie să urmăriți și să modificați manual fiecare valoare, făcând planificarea scenariilor mult mai ușoară și mai rapidă.

Sfaturi pentru dezvoltarea scenariilor cu o foaie de calcul

1. Faceți o copie de rezervă a fișierului principal din registrul de lucru. Numele de fișiere confuze și suprascrierea sunt cele mai frecvente erori în realizarea scenariilor de foi de calcul. Dacă se numește registrul meu principal de proiectare a planului de afaceri – doar un exemplu – proiectii plan de afaceri.xlsx — apoi, înainte de a începe să explorez un nou scenariu, vreau să fac cel puțin o copie a acelui fișier cu un nume util, cum ar fi proiectii plan de afaceri-4-20-20-backup.xlsx.
   
2. Folosește Salvează ca comanda din meniul Fișier pentru a salva acel registru de lucru ca scenariu nou, cu numele său de fișier corespunzător scenariului. De exemplu, 20-buc-picătură.xlsx sau 50-pc-drop.xlsx.
   

3. Lucrați la acel scenariu ca un potențial plan, cu situații neprevăzute. De exemplu, pentru un scenariu de scădere a vânzărilor cu 20%, modificați estimarea vânzărilor pentru a reflecta acest lucru, folosind experiența și judecata dvs. (nu există algoritmi magici; vă uitați la trecutul recent pentru ajutor, dar vă așteptați ca acest lucru să fie ghicit educat). Apoi te uiți la ce să schimbi în cheltuieli pentru a menține afacerea în funcțiune în timpul recesiunii. Uitați-vă cum afectează asta proiecția foarte importantă a fluxului de numerar. Reglați-vă așa cum trebuie.

Construirea de scenarii folosind un instrument de planificare a afacerii

Dacă ideea de a dezvolta și menține o foaie de calcul activă sună a fi prea deranjantă, ați putea dori să luați în considerare utilizarea unui instrument precum LivePlan. Prognoza LivePlan include automat vânzări, costuri directe, personal, cheltuieli, ipoteze de numerar și chiar și cele trei situații financiare principale (Profit și Pierdere, Bilanț și Flux de numerar). Și include diferite scenarii ca opțiune în meniul de sus, ceea ce face dezvoltarea și adaptarea scenariilor mult mai ușoară, chiar și atunci când planificați impactul potențialelor fonduri de împrumut.

Când vă aflați în secțiunea de prognoză a planului dvs., puteți face clic pe meniul de sus pentru a crea un nou scenariu. În exemplu, ne aflăm în prognoza de scădere de 40 la sută și avem opțiunea de a crea o nouă prognoză pentru a adăuga un alt scenariu. Acest lucru păstrează integritatea scenariilor originale și modificate, fiecare cu propria sa previziune financiară incluzând toate componentele.

Folosiți-vă scenariile pentru a ajuta la atenuarea impactului crizei

În cele din urmă, aceasta este în esență o gestionare solidă, care este utilă în orice scenariu. Dar într-o criză plină de incertitudine, este absolut vital. Creați previziuni care reflectă fiecare scenariu potențial și continuați să vă puneți întrebări care ar trebui abordate.

Cum arată vânzările și cât timp durează pentru a se recupera? Cum va afecta distanțarea socială vânzările atunci când lucrurile revin la „normal?” Întrebați orice și orice și dezvoltați potențialele scenarii cele mai bune, cele mai proaste și medii pentru a vă ajuta să vă pregătiți.

În fiecare dintre aceste scenarii, explorați răspunsurile în modul în care vă așteptați să cheltuiți bani. Definiți punctele de decizie pentru fiecare scenariu cu privire la modul în care veți aborda cheltuielile, cheltuielile generale, costurile variabile etc. Ce va face din noua voastră normalitate?

Pentru a optimiza managementul în timpul unei crize, examinați și revizuiți adesea aceste scenarii. Lucrurile se schimbă rapid și vă puteți folosi scenariile pentru a vă menține planul de lucru mereu la zi pentru a planifica modul în care lucrurile s-ar putea schimba în continuare. O planificare bună este un proces, nu doar un plan static. Îl mențineți slab și utilizați o mentalitate continuă de revizuire și revizuire pentru a vă conduce afacerea prin criză.