Cum să preveniți problemele fluxului de numerar

În termeni simpli, fluxul de numerar este o măsură a ceea ce ai intrat și a ceea ce ai ieșit. Pe această bază, este prea ușor să presupunem că, dacă prima cifră este mai mare decât cea din urmă, atunci totul este bine. Dar rețineți, fluxul de numerar nu este același cu profitul.

Un număr mare de achiziții neplătite aflate în conturi de încasat și care nu ajung pentru un număr de săptămâni pot părea profitabile pe hârtie. În realitate, vă poate pune afacerea într-o situație precară. Mai ales dacă aveți conturi de creanță restante și furnizorii dvs. solicită plata imediat.

Aceste tipuri de goluri sunt, în mod ironic, deosebit de periculoase pentru afacerile bazate pe produse, care sunt în creștere rapidă și profitabile. De ce? Pentru că de fiecare dată când achiziționați un client nou, va trebui să achiziționați materii prime pentru a-și onora comenzile (ca să nu mai vorbim de investițiile în oameni și echipamente noi) înainte de a fi plătit.

Deci, ce pași puteți lua pentru a preveni problemele fluxului de numerar și pentru a vă îmbunătăți poziția de numerar în general?

1. Păstrați o prognoză a fluxului de numerar

Există întotdeauna incertitudine în afaceri, dar păstrarea previziunilor fluxului de numerar exacte și actualizate vă poate ajuta să faceți față acestei incertitudini cu siguranță. Privind vânzările de anul trecut, ar trebui să vă dați o idee bună despre ceea ce veți realiza anul acesta. Dacă a apărut o criză sau o pierdere a vânzărilor, treceți la o reflecție lunară și construiți de acolo.

Apoi calculați costul producerii bunurilor și serviciilor dvs., deoarece acest lucru vă va ajuta să vă adaptați proiecția în cazul în care apar brusc comenzi noi substanțiale.

În același timp, nu uitați să includeți toate cheltuielile fixe – costul de întreținere a sediului și plata personalului, inclusiv salariile, chiria, tarifele de afaceri, facturile – și, desigur, cerințele fiscale.

2. Comparați-vă în mod activ proiecțiile cu realitatea

Prognozele tale vor fi inutile dacă nu le compari continuu cu realitatea pentru a vedea dacă ți-ai înțeles cifrele corecte.

Făcând acest lucru, lună de lună, vă va permite să vă ajustați cifrele, permițându-vă, la rândul său, să proiectați câți bani în mână veți avea pe săptămână, pe lună sau chiar pe un an.

3. Pregătiți mai multe proiecții ale fluxului de numerar

O modalitate bună de a vă proteja împotriva oricăror surprize neplăcute este să pregătiți trei proiecții diferite:

• Un scenariu cel mai bun
• Un scenariu din cel mai rău caz
• O opțiune la mijlocul drumului

Pentru a produce aceste cifre, va trebui să vă uitați la modul în care piața dumneavoastră evoluează; ia în considerare problemele sezoniere ale fluxului de numerar; luați în considerare dacă noii concurenți ar putea reprezenta o amenințare și gândiți-vă dacă clienții dvs. existenți sunt pe deplin mulțumiți sau iau în considerare alți furnizori.

Acum puteți gestiona separat aceste proiecții prin foi de calcul tradiționale sau, dacă sunteți în căutarea unei soluții mai eficiente, poate doriți să luați în considerare o soluție de planificare a afacerii precum LivePlan. Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, asigurați-vă că le țineți la zi în funcție de tendințele pe care le vedeți și asigurați-vă că una reflectă în mod realist punctul dvs. de vedere financiar actual.

4. Păstrați lucrurile realiste

Nu ceda tentației de a presupune că totul va fi bine; o prognoză nerealist de optimistă va duce rapid la probleme.

Asigurați-vă că nu modificați datele în acest fel și în altul pentru a vă asigura că cifrele arată bine. Dacă vor apărea probleme în continuare, doriți să știți despre ele acum, astfel încât să le puteți atenua.

Simptomele problemelor comune ale fluxului de numerar

Apropo de probleme, poate fi dificil să le identifici chiar și atunci când îți menții și previzionezi în mod activ fluxul de numerar. Dar nu trebuie să fie și tot ce este nevoie este să înțelegem potențialele simptome care prevestesc probleme care apar sau în curs.

Pe măsură ce parcurgeți lista de rafinare a procesului pentru a preveni problemele fluxului de numerar, țineți cont de următoarele cinci semne pentru a vă ajuta să evitați problemele obișnuite ale fluxului de numerar.

1. Creantele tale sunt mari

Multe companii își facturează clienții și primesc plata după ce serviciul sau produsul este livrat, așa că este normal să aibă niste facturi neplătite la un moment dat. Problema este că până când clientul dvs. plătește, nu aveți banii lor la dispoziție pentru a vă acoperi cheltuielile. Ai doar promisiunea plății lor.

Dacă descoperiți că lună de lună, creanțele dvs. sunt mai mari, dar nu aduceți mai mulți bani, este timpul să vă uitați serios la termenii de plată și sistemul de facturare.

Pentru a vedea dacă afacerea dvs. se descurcă bine în colectarea creanțelor, luați în considerare urmărirea ratei de rotație a creanțelor (vânzările nete de credit față de soldul mediu al creanțelor). Un raport scăzut poate indica că este timpul să vă reevaluați termenii și politicile de plată.

2. Aveți un stoc mare și un volum redus de comenzi

Întreprinderile care își vând produsele altor companii ar putea dori să aibă la îndemână o mulțime de inventar pentru a se asigura că pot accepta comenzi de toate dimensiunile. Dar dacă cea mai mare parte a numerarului tău este blocată în acel inventar, iar clienții tăi nu se grăbesc să cumpere, s-ar putea să începi să vezi probleme.

Până când articolele dvs. de inventar nu sunt vândute, nu aveți numerar disponibil pentru a vă plăti facturile. În plus, probabil că plătiți pentru a-l stoca și începeți să riscați ca inventarul să fie deteriorat sau furat, sau pur și simplu să devină învechit sau mai puțin solicitat înainte de a-l putea muta.

3. Îți extinzi afacerea în exces

Deși ați putea fi foarte dornic să vă extindeți sau să vă dezvoltați afacerea rapid, este important să vă asigurați că faceți acest lucru la un ritm rezonabil. Dacă vă extindeți în exces compania, sunt șanse ca o mare parte din numerarul dvs. să fie legat de capital și cheltuieli de exploatare, lăsând afacerea dvs. mai puțin flexibilă pe termen scurt.

Pentru a evita nevoia de a face față problemelor fluxului de numerar legate de supraextensiune, asigurați-vă că vă planificați temeinic creșterea cu mult timp înainte. Nu cheltuiți doar și nu sperați la ce este mai bun – revizuirea periodică a situațiilor financiare cheie – situația fluxului de numerar, situația veniturilor și bilanțul – vă va ajuta să obțineți o imagine mai completă despre unde este afacerea dvs. și spre care se îndreaptă.

4. Vânzările tale sunt în scădere

Poate că economia este în prăbușire. Poate ai o mulțime de concurență nouă. Oricum ar fi cazul, dacă vânzările au scăzut constant în ultimele trimestre, există șanse mari ca marjele dvs. de profit să fie reduse cât mai subțire posibil, dacă mai există.

Deoarece costurile generale probabil nu se vor schimba, scăderea vânzărilor poate indica faptul că problemele fluxului de numerar sunt iminente. Pentru a combate scăderea vânzărilor, poate doriți să vă ajustați strategia sau cel puțin bugetul de cheltuieli.

De acolo, uită-te puțin mai profund:

• De unde vin pierderile tale? Există o anumită categorie demografică în care vindeți mai puțin decât înainte?
• Există o problemă tehnică sau legată de proces? Pagina dvs. de vânzări de pe site-ul dvs. este spartă? Sunt clienții în persoană nemulțumiți de serviciul pentru clienți?
• Există schimbări la nivel macro în industria dvs. în acest moment, care afectează criteriile de referință comune în general?
• Când a fost ultima dată când ți-ai redefinit personalitatea cumpărătorului sau te-ai uitat la actualizarea mesajelor?
• Mai are sens modelul tău de afaceri?
• Afacerea dumneavoastră se confruntă cu o fluctuație sezonieră?

Dacă vânzările sunt oprite pentru o lună sau două, este posibil să nu aveți o problemă uriașă de rezolvat. Dar este un moment bun pentru a vă asigura că aveți un plan în vigoare dacă începeți să observați o tendință pe termen lung. Reduceți riscurile, fiind conștienți de ele, pentru început, și făcând un plan de remediere.

5. Afacerea ta pur și simplu nu este profitabilă

La sfârșitul zilei, dacă cheltuiți mai mulți bani decât primiți, nu ar trebui să fie nevoie de un specialist în rachete care să vă spună că probabil că veți avea probleme cu fluxul de numerar mai devreme sau mai târziu.

Dacă vă aflați într-o astfel de poziție, poate doriți să vă reexaminați modelul de afaceri pentru a vedea cum poate fi schimbat pentru a crește profitabilitatea. De asemenea, ar putea fi timpul să vă gândiți dacă are sens să vă creșteți prețurile.

Observarea unuia dintre aceste simptome în afacerea dvs. nu este neapărat o urgență. Profitați de ocazie pentru a analiza în profunzime performanța dvs. financiară și asigurați-vă că vă gândiți suficient de departe în viitor încât să puteți obține un împrumut sau o linie de credit dacă treceți într-o perioadă mai grea.

Îmbunătățiți-vă fluxul de numerar

Chiar și după o planificare extinsă și identificarea simptomelor, este posibil să aveți nevoie să vă îmbunătățiți drastic fluxul de numerar. Acest lucru se poate datora unei simple supravegheri financiare, a unei crize economice sau a mai multor alte motive.

Dacă trebuie să găsiți soluții rapide și dovedite pentru a vă crește lichiditatea, consultați articolul nostru despre îmbunătățirea fluxului de numerar pentru a începe.