Blog De Economisire A Banilor 2023
Dacă ați creat un buget și o prognoză pentru afacerea dvs., sunteți deja cu un mare pas înaintea majorității companiilor. De fapt, doar făcând acest pas, ți-ai îmbunătățit deja șansele de succes cu până la 40%.
Dar, nu vă puteți odihni doar pe lauri – trebuie să puneți acel buget și prognoză să funcționeze pentru afacerea dvs. De fapt, vă puteți folosi previziunile financiare pentru a vă gestiona în mod activ afacerea și pentru a vă îmbunătăți șansele de succes și creștere.
Un avantaj esențial al utilizării previziunii ca instrument de management este că veți putea îmbunătăți semnificativ modul în care vă gestionați numerarul și fluxul de numerar. Acest lucru vă va oferi claritate cu privire la sănătatea afacerii dvs., va evidenția oportunitățile de creștere și vă va ajuta să evitați capcanele.
De ce este importantă gestionarea fluxului de numerar?
Afacerile funcționează cu numerar. Aceasta este probabil o afirmație evidentă și inutilă pentru oricine este în afaceri, dar este important să rețineți. Prin numerar, nu mă refer cu adevărat la monede și bancnote fizice, ci la bani din contul tău bancar pe care îi poți cheltui. Aveți nevoie de numerar pentru a vă plăti facturile, pentru a achiziționa inventarul, pentru a îndeplini statul de plată și, în general, pentru a vă menține afacerea în funcțiune. Și acest lucru este valabil și pentru organizațiile nonprofit.
A avea un sistem de management al fluxului de numerar este o parte esențială a construirii unei afaceri de succes. Acest lucru se datorează faptului că majoritatea companiilor trebuie să aștepte ca clienții să plătească, în timp ce au nevoie în același timp să cumpere mai mult inventar, să plătească statul de plată sau să îndeplinească alte obligații. Numerarul nu apare întotdeauna în contul dvs. bancar în momentul în care faceți o vânzare și, pentru majoritatea afacerilor, trebuie să cheltuiți bani pe produsul dvs. sau să vă pregătiți serviciile înainte de a face efectiv acea vânzare.
Exemplu de gestionare a fluxului de numerar
De exemplu, gândiți-vă la o companie care vinde sticle de apă din oțel inoxidabil de ultimă generație. Compania trebuie să plătească pentru materialele pentru fabricarea sticlelor, să investească în producție și apoi să plătească transportul pentru a livra sticlele la magazinele de vânzare cu amănuntul din întreaga țară.
Chiar dacă compania a cheltuit bani pentru toate acestea, magazinele cu amănuntul probabil nu vor plăti companiei pentru sticlele de apă pe care le-au comandat pentru o perioadă – probabil câteva luni. Între timp, dacă vânzările în magazinele de vânzare cu amănuntul merg bine, ei pot comanda și mai multe sticle de apă de la companie, poate făcând acest lucru înainte de a plăti prima livrare.
Compania are acum nevoie de și mai mulți bani pentru a face mai multe sticle de apă și a le expedia. În cele din urmă, compania va fi plătită, dar pot dura luni până când numerarul va intra efectiv pe ușă, mult după ce producția și transportul au fost plătite.
Acest lucru poate suna extrem, dar întrebați pe oricine care a distribuit vreodată un produs magazinelor de vânzare cu amănuntul și vă vor spune că aceasta este mult mai mult regula, decât excepția.
Un sistem de gestionare a fluxului de numerar care vă arată modelele istorice de plată și cheltuieli și prezice cheltuielile viitoare de numerar și depozitele de numerar poate ajuta la atenuarea durerii. Cu un sistem, afacerea dvs. va fi mai bine pregătită să facă față creșterilor și coborâșurilor fluxului de numerar și să păstreze destui bani în bancă pentru a continua să funcționeze sănătos.
Cum să gestionezi fluxul de numerar
Există trei părți ale unui sistem de management al fluxului de numerar de succes pe care trebuie să le cunoașteți pentru a construi o afacere sănătoasă.
1. Cunoaște-ți poziția de numerar
Nu poți începe să gestionezi numerarul fără a cunoaște mai întâi poziția ta imediată de numerar. Trebuie să știi câți bani ai în bancă pentru a-ți putea plăti facturile și alte cheltuieli imediate.
2. Înțelegeți situația fluxului de numerar
Declarația fluxului de numerar vă arată cum intră și iese numerarul din afacerea dvs. și dacă afacerea dvs. acumulează în general numerar în timp sau utilizează rapid rezervele de numerar. Această analiză istorică a fluxului de numerar vă ajută să identificați tendințele și să înțelegeți mai bine cum merge afacerea dvs.
3. Dezvoltați-vă prognoza fluxului de numerar
În cele din urmă, aveți nevoie de o prognoză a fluxului de numerar care vă prezice fluxul de numerar viitor și vă arată câți bani veți avea în bancă în lunile următoare. O prognoză a fluxului de numerar vă ajută să vă dați seama dacă vor exista momente în viitor în care este posibil să rămâneți fără numerar și să aveți nevoie de un împrumut sau o linie de credit. Prognoza dvs. vă va ajuta, de asemenea, să vă dați seama când ar putea fi momentul potrivit să vă extindeți, să cumpărați un nou echipament sau să angajați mai mulți angajați.
Cum să creați o prognoză dinamică și mai precisă a fluxului de numerar
Cheia pentru un sistem mai bun de gestionare a fluxului de numerar este reunirea celor trei ingrediente cheie ale managementului fluxului de numerar.
Sistemul dvs. de contabilitate ar trebui să poată genera situația istorică a fluxului de numerar pentru dvs. Veți folosi acest lucru pentru a vedea cum a performat afacerea dvs., pe baza rezultatelor dvs. reale. Acestea sunt faptele financiare ale afacerii tale, bazate pe vânzările, cheltuielile, împrumuturile, achizițiile, etc.
De asemenea, veți dori să creați o prognoză a fluxului de numerar pentru a estima cum va arăta poziția dvs. viitoare de numerar în fiecare lună pentru cel puțin următoarele 12 luni. Cu siguranță puteți crea o prognoză a fluxului de numerar folosind foi de calcul, dar veți economisi ore din timpul dvs. și potențiale dureri de cap utilizând un instrument de prognoză precum LivePlan. Instrumente precum LivePlan se pot conecta și la software-ul dvs. de contabilitate pentru a vă oferi acces direct la situația fluxului de numerar, astfel încât să aveți toate informațiile într-un singur loc.
Cu toate acestea, ziua în care vă creați prognoza fluxului de numerar este, din păcate, aceeași zi în care acesta iese din actualitate. Să vedem de ce se întâmplă asta.
De ce estimarea fluxului de numerar este depășită
Pe măsură ce afacerea dvs. funcționează, faceți vânzări și aveți cheltuieli. Aceste vânzări și cheltuieli nu sunt niciodată exact ceea ce ați prezis atunci când ați creat o prognoză inițială. Prezicerea viitorului este aproape imposibilă, așa că este perfect de înțeles că prognoza și rezultatele reale sunt diferite.
Toate acestea înseamnă că numerarul real pe care îl aveți în bancă la sfârșitul lunii va fi un număr diferit de cel estimat. Din păcate, prognoza dvs. bazează previziunile lunii următoare pe acel număr acum inexact pe care l-ați prezis, precum și pe alte câteva numere care sunt acum și ele inexacte.
De-a lungul timpului, pe măsură ce prognoza și realitatea diverg, prognoza devine din ce în ce mai puțin precisă. Dacă vânzările dvs. în fiecare lună sunt mai mici decât se aștepta, de exemplu, veți lucra la o previziune incredibil de optimistă care ar putea duce la probleme de flux de numerar.
Din fericire, puteți combate acest lucru actualizându-vă previziunile la începutul fiecărei luni. Când faceți acest lucru, veți actualiza toate ipotezele din prognoză cu date reale care vor face previziunile viitoare mai precise.
Cum să vă actualizați prognoza
Cel mai simplu mod de a vă actualiza prognoza este să înlocuiți cifrele prezise de luna trecută cu rezultatele reale. Vă veți actualiza previziunile de vânzări, bugetul de cheltuieli, suma de bani pe care ați primit-o de la clienți (Conturi de încasat) și suma de bani pe care ați plătit-o furnizorilor dvs. (Conturi de plătit). Dacă ați primit bani de la un împrumut sau de la investitori sau ați plătit orice alt numerar pentru a cumpăra active sau a plăti datoria, veți dori să actualizați și acele numere.
De exemplu, dacă este începutul lunii iunie, veți dori să intrați în prognoza dvs. și să înlocuiți toate cifrele pe care le-ați prezis pentru luna mai cu rezultatele reale. Presupunând că ați creat o prognoză cu formule legate sau utilizați un software de prognoză, prognoza fluxului de numerar se va actualiza automat pentru a oferi o predicție mai precisă a viitorului.
Toate acestea nu trebuie să fie multă muncă. Dacă actualizați prognoza la începutul fiecărei luni, vă va dura doar câteva minute și veți avea imediat o predicție mai inteligentă și mai precisă a viitorului.
Pe baza rezultatelor tale anterioare, ar trebui să actualizezi și propriile previziuni pentru vânzări și cheltuieli. Dacă vânzările îți depășesc în mod constant așteptările, revizuiește-ți prognoza în sus. Dacă cheltuielile sunt mai mari decât cele prognozate și arată că vor rămâne așa, faceți modificări bugetului.
Ajustarea lunară a previziunii face parte dintr-un management bun și ar trebui să fie o parte normală a revizuirii financiare lunare.
Unii oameni cred că odată ce creați o prognoză pentru anul următor, nu ar trebui să o modificați niciodată. Sigur, este interesant să privești înapoi și să vezi cum credeai că arăta viitorul în urmă cu câteva luni. Dar asta nu vă ajută cu adevărat să conduceți o afacere mai bună, deoarece nu vă ajustați previziunile în funcție de ceea ce se întâmplă cu adevărat în afacerea dvs. și pe piața dvs.
La urma urmei, nu ar trebui să continuați să cheltuiți conform unui buget învechit dacă condițiile s-au schimbat. În schimb, ajustați bugetul și comunicați acele modificări echipei dvs.
Dacă te face să te simți mai bine, o soluție ușoară este să o ai în ambele sensuri. Salvați prognoza inițială de la începutul anului și apoi creați un nou scenariu de prognoză care este o copie a originalului. Editați și actualizați copia și păstrați-vă predicțiile originale, de asemenea, pentru a menține o înregistrare istorică. În acest fel, poți să te uiți înapoi la previziunile tale originale și să vezi cât de corect sau greșit ai avut și, de asemenea, să creezi o prognoză dinamică care te ajută de fapt să-ți conduci afacerea mai bine.
Previziuni mai inteligente ale fluxului de numerar
Cu o prognoză a fluxului de numerar care este actualizată lunar, veți avea o predicție mai precisă a modului în care va arăta viitoarea poziție de numerar. Veți înțelege rata de ardere a numerarului și pista, care este o predicție critică a cât timp vor dura numerarul dvs. Mai important, veți identifica tendințele, astfel încât să puteți lucra la îmbunătățirea fluxului de numerar și să aflați cum să evitați problemele fluxului de numerar în viitor.
Crearea unui sistem de management al fluxului de numerar poate părea complexă la început, dar de fapt nu necesită mult timp și valoarea pe care o va aduce afacerii tale este incomensurabilă. Imaginați-vă că aveți previziuni solide cu privire la câți numerar veți avea la bancă în lunile următoare, astfel încât să puteți lua decizii inteligente despre afacerea dvs. astăzi. Aceasta este magia prognozării dinamice a fluxului de numerar.
Beneficii suplimentare din ajustarea previziunilor
Revizuirea lunară a prognozei nu vă oferă doar predicții mai precise ale fluxului de numerar. De asemenea, veți obține previziuni mai inteligente ale vânzărilor viitoare și bugete mai precise pentru a vă ghida cheltuielile.
Cunoașterea acestor informații te ajută chiar să stabilești obiective mai eficiente pentru echipa ta. De exemplu, dacă vânzările merg mai bine decât era planificat inițial, creșterea prognozei de vânzări vă ajută să vă motivați echipa și vă afectează profitabilitatea estimată.
Cu previziuni actualizate de profit, ar trebui să revizuiți bugetul de cheltuieli pentru a reflecta direcția în care se îndreaptă vânzările. Odată cu creșterea vânzărilor, poate doriți să investiți mai mult în marketing sau să luați în considerare angajări suplimentare. Sau, dacă lucrurile nu merg la fel de bine, puteți să vă restrângeți bugetul și să vă asigurați că echipa dvs. nu va continua să cheltuiască pe baza planului inițial.
S-ar putea să observați că marile companii publice fac asta tot timpul. Ei lansează în mod constant noi previziuni – o numesc doar „îndrumare”. Totuși, această strategie nu trebuie să fie doar pentru companiile mari. Puteți să vă revizuiți previziunile în mai puțin de o oră în fiecare lună și să creați o prognoză inteligentă care vă va ajuta să vă dezvoltați afacerea cu încredere.
