Contabilitatea de numerar sau de angajamente este cea mai bună pentru întreprinderile mici?

Clienții datorează bani afacerii tale. Afacerea ta datorează bani vânzătorilor săi. Ai prefera să ții evidența cu înregistrările în cărțile tale sau doar în capul tău? Aceasta este, pe scurt, diferența dintre contabilitatea pe bază de numerar și contabilitatea de angajamente.

Aceasta este miza atunci când alegeți între numerar sau contabilitate de angajamente. Se pare că toate contabilitatea de afaceri va fi fie pe bază de numerar sau acumulare. Acestea sunt regulile, doar întreabă-ți contabil de afaceri mici sau aruncați o privire în software-ul dvs. de contabilitate. Este una dintre primele decizii pe care va trebui să le iei atunci când îți creezi cărțile companiei tale.

Și există vești bune în acest domeniu. Acumularea poate părea dezamăgitor, dar este mai bine și este, de asemenea, ușor de înțeles, odată ce treceți peste sunetul acestuia. Dă-mi doar cinci minute să citesc această postare pe blog și o vei primi.

Baza de numerar sună simplă, dar nu este

Din păcate, expresia „bază de numerar” sună mult mai bine decât cuvântul popular „cumpărare”. Dreapta? Nu sună baza de numerar mult mai practică, intuitivă și practică decât acumularea?

Baza de numerar ascunde informațiile

Dar baza de numerar nu este mai simplă, sau mai intuitivă sau mai bună decât contabilitatea de angajamente. Baza de numerar înseamnă că până când banii nu își schimbă efectiv mâinile, nu îi țineți evidența — tranzacția nu trece în contabilitate.

În contabilitatea de casă, dacă vindeți bunuri și nu sunteți plătit imediat, vânzarea nu apare în cărți. Sigur, a existat o vânzare, iar acum cineva îți datorează bani. Dar contabilitatea pe bază de numerar o ignoră. Acea vânzare intră în cărțile tale abia mai târziu, când ești plătit. Banii pe care clientul tău ți-i datorează nu apar. Îl ții evidența într-o cutie de pantofi, sau poate în capul tău.

De asemenea, in contabilitatea de casa, atunci cand comanzi niste marfuri nu se intampla nimic. Sigur, acum aveți obligația de a plăti; ai fost de acord să cheltuiești niște bani. Dar nu este în cărțile tale. Când vin mărfurile, dacă nu plătești cash când ajung, nu se întâmplă nimic. Da, ai o datorie în acel moment, dar nu intră în cărți până când nu o plătești. Îl ții evidența într-o cutie de pantofi, sau poate în capul tău.

Baza de numerar este potrivită pentru afaceri extrem de simple, doar cu numerar

Evidența pe bază de numerar, după cum se dovedește, este mai bună doar pentru companiile practice foarte simple care gestionează totul în numerar.

Ce fel de afacere este atât de simplă? E greu să te gândești la exemple. Chiar și vânzătorul de artizanat de la piața locală de vechituri trebuie să cumpere materiale în avans. Chiar și cărucioarele de mâncare vor să-și plătească vânzătorii în mod regulat, dar nu imediat.

În deceniile în care am trăit dintr-o practică de consultanță, chiar dacă inventarul era irelevant și nu aveam furnizori dispuși să-mi acorde credit, eram totuși mai bine cu contabilitatea de angajamente. De ce? Pentru că companiile mele client nu au plătit niciodată imediat; m-au plătit doar după ce am primit o factură și au durat săptămâni de procesare.

Contabilitatea de angajamente este mai bună

În contabilitatea de angajamente, atunci când efectuați o vânzare între afaceri în cont, înregistrați suma acumulată ca creanţe de încasat, astfel încât să țineți evidența sumei, a datei și a clientului care vă datorează. Dacă nu vindeți niciodată fără plată imediată, baza de angajamente este mai bună. În caz contrar, ești doar în întuneric fluxul dvs. de numerar.

În contabilitatea de angajamente, atunci când primești bunurile pe care le-ai comandat, dar nu le plătești imediat, tot datorezi acei bani. Ai de plătit o factură. Înregistrați suma acumulată ca creanţeîmpreună cu data, o înregistrare a ceea ce ați cumpărat și cine și când ar trebui să plătiți.

Și cu asta, în contabilitatea de angajamente, software-ul dvs. de contabilitate ține evidența acestor sume importante și raportează despre ele de câte ori doriți.

Urmărirea soldurilor

Ilustrația de mai jos, de la a exemplu de plan de afaceridemonstrează avantajul imens al contabilității de angajamente: ține evidența banilor datorați afacerii (conturi de încasat), valoarea stocurilor și banii pe care compania îi datorează (conturi de plătit).

Acest lucru oferă unui proprietar de afaceri o contabilitate instantanee a adevăratei poziții financiare, fără surprize, fără a uita ce urmează și mai trebuie plătit.

Când aveți îndoieli, alegeți baza de angajamente

Îmi pare atât de rău că standardele de contabilitate care au fost stabilite cu câteva generații în urmă au ales să o numească „bază de numerar” atunci când nu înregistrați banii datorați în registre până când nu sunt plătiți sau banii pe care îi datorați până când îi plătiți. Este o idee groaznică să păstrezi aceste informații în capul tău și nu în contabilitatea ta.

Mai mult, pe măsură ce afacerea dvs. începe, băncile și analiștii financiari tind să nu aibă încredere în contabilitatea bazată pe numerar, deoarece poate ascunde, fie că este intenționat sau nu, realități financiare. De exemplu, în timp ce un manager de împrumuturi analizează un potențial împrumut de afaceri, ei doresc să știe ce datorează cu adevărat compania (conturi de plătit), performanța inventarului și cât îi este datorat (conturi de încasat).

Sincer, contabilitatea pe bază de numerar poate cauza prea ușor multe greșeli, deoarece noi, proprietarii de afaceri, nu reușim să ținem evidența și să ne amintim de aceste obligații restante. Și totuși, în mod ironic, ei numesc asta contabilitate „pe bază de numerar”. Îmi doresc ca modalitatea corectă de a face acest lucru, care este contabilitatea de angajamente, să nu aibă un nume atât de dezamăgitor.