9 Cele mai bune practici pentru integrarea de la distanță

Importanța integrării de la distanță

A face angajații să se simtă bineveniți încă de la început, și mai ales în timpul procesului de onboarding, este foarte important, deoarece cercetările au arătat că aproximativ 69% dintre angajați vor rămâne într-o companie pe termen mai lung dacă au avut o experiență bună de onboarding.

Cum să integrezi cu succes noii angajați – de la distanță?

Incorporarea de noi angajați poate fi o provocare în cele mai bune momente. Știm cu toții cum se simte prima noastră zi într-un nou loc de muncă… Împrejurimile necunoscute, împreună cu fețe noi și tehnologie necunoscută. Poate face o combinație copleșitoare.

Acești factori pot fi adesea mai pronunțați atunci când lucrătorii trebuie să fie îmbarcați de la distanță ca parte a unei echipe virtuale. Totuși, nu disperați…

Am adunat cele mai bune practici de integrare de la distanță pentru a asigura tranziții fără probleme atât pentru angajat, cât și pentru angajator, indiferent dacă sunteți o companie de la distanță sau operați temporar de la distanță din cauza pandemiei.

Puteți încorpora aceste practici în strategia dvs. de onboarding de la distanță pentru a realiza un proces eficient pentru toți cei implicați.

Gata? Să ne scufundăm.

Cele mai bune practici de integrare la distanță

Iată primele 9 cele mai bune practici pentru integrarea la distanță:

Cea mai bună practică # 1: Elaborați un plan de integrare cu repere clare

Cheia pentru integrarea eficientă a angajaților de la distanță este crearea unui plan detaliat de integrare. Acest plan ar trebui să acopere toate aspectele procesului de integrare, dar, cel mai important, să includă etape care pot fi folosite pentru a măsura modul în care un angajat progresează prin proces.

Planurile de îmbarcare existente care vizează angajații la fața locului pot fi adesea modificate, astfel încât să fie mai potrivite pentru integrarea angajaților de la distanță. Stabilirea unor termene pentru finalizarea cu succes a fiecărei etape din planul de integrare va ajuta să le ofere angajaților de la distanță structură și să rămână productivi în primele câteva săptămâni de muncă, în timp ce aceștia se instalează în noul ritm de lucru.

De asemenea, poate fi benefic să includeți o secțiune de întrebări și răspunsuri concepută pentru a familiariza angajatul cu cultura companiei și cu procesele importante. Dacă decideți să alegeți un sistem de management al învățării pentru a vă găzdui instruirea și integrarea, asigurați-vă că țineți cont de aceste lucruri atunci când adăugați module de formare.

Cea mai bună practică #2: Oferiți angajaților un pachet de bun venit

Luați în considerare crearea unui pachet de bun venit care poate fi distribuit electronic noilor angajați de la distanță. Pachetul de bun venit ar trebui, în mod ideal, să fie trimis noilor angajați înainte de prima lor sesiune de îmbarcare.

Deși nu ar trebui să fie folosit pentru a partaja informații confidențiale, cum ar fi parole sau alte informații sensibile, ar trebui să includă informații precum numerele de telefon și adresele de e-mail ale colegilor importanți cu care angajatul va colabora sau va lucra.

Pachetul de bun venit ar trebui să aibă ca scop să ofere noilor angajați informații generale pe care le-ar putea găsi utile în primele zile și luni ale companiei. Realizarea unui videoclip care salută noii angajați în companie poate fi o modalitate excelentă de a crea un sentiment imediat de apartenență ca parte a echipei.

Acest videoclip nu ar trebui să fie prea formal, ar trebui să-l facă pe angajat să se simtă în largul lui în noul său mediu de lucru și să le permită să cunoască puțin mai bine compania și angajații săi.

Încercați să încorporați videoclipul de bun venit într-una dintre etapele incipiente ale procesului de integrare. Mai bine, faceți ca cea mai mare parte a instruirii dvs. să fie realizată prin videoclipuri prin intermediul webinarilor de formare, unde puteți lansa formare preînregistrată sau live pentru angajații dvs. de la distanță.

Încorporarea sesiunilor de formare webinar live poate fi o altă modalitate excelentă de a-i face pe angajați să se simtă bineveniți, primind răspunsuri la întrebările lor în timp real și construind un sentiment de camaraderie.

Cea mai bună practică #3: Oferiți acces securizat la instrumentele esențiale pentru afaceri

Cheia pentru lucrul de la distanță de succes constă în cât de ușor pot fi partajate și accesate acreditările de conectare pentru instrumentele esențiale pentru afaceri. Noii angajați au nevoie de acces la o multitudine de conturi online pentru a-și face treaba eficient. Prin familiarizarea noilor angajați de la distanță cât mai repede posibil cu instrumentele esențiale pentru afaceri, aceștia vor putea deveni autodependenți și vor începe să adauge valoare mult mai repede.

Primul pas pe care îl puteți face este să creați un ghid care să explice ce instrumente folosește compania dvs. și cum le utilizați. Al doilea pas și cel mai critic aspect care ar trebui abordat este modul în care sunt partajate acreditările de conectare.

Într-un mediu de lucru de la distanță, numele de utilizator și parolele pot fi comparate cu a oferi unui angajat un set de chei pentru biroul dvs., așa că trebuie să aveți grijă când le partajați. La urma urmei, atacurile de hacking rău intenționate au loc la fiecare 39 de secunde, iar costul mediu al unei încălcări a datelor este de 3,9 milioane USD.

Așa că vă puteți imagina cum este esențială utilizarea unui software pentru a vă proteja parolele. Acest lucru vă permite să distribuiți ușor, sigur și rapid acreditările noilor angajați, fără a compromite securitatea infrastructurii dvs. de lucru la distanță.

Cea mai bună practică #4: Luați în considerare includerea de noi angajați în grupuri

Încorporarea noilor angajați în grupuri poate ajuta la ca întregul proces să fie mult mai puțin stresant atât pentru angajați, cât și pentru angajatori. Înscrierea în grup oferă o modalitate ușoară pentru noii membri ai echipei de a cunoaște rapid colegii angajați și este adesea mai puțin intimidantă decât întâlnirea cu oameni unul la unul.

Acest lucru este util în special în cazul angajaților de la distanță, atunci când lucrul în afara biroului poate duce adesea la un sentiment de izolare. Dacă nu vă puteți îmbarca în grupuri, luați în considerare invitarea tuturor angajaților noi care au început în ultimele 3 luni la o sesiune de grup.

Aceste sesiuni pot fi folosite pentru a prezenta noilor angajați la distanță alți membri noi ai echipei pe care poate nu au avut șansa să-i cunoască încă, precum și pentru a oferi o platformă de comunicare pentru a construi relații mai puternice cu ceilalți din diferite echipe și departamente.

De asemenea, încurajează un sentiment de apartenență, care este deosebit de important, deoarece angajații vor lucra dintr-o locație îndepărtată și nu vor avea interacțiune față în față.

Cea mai bună practică #5: Organizați o întâlnire în afara locului sau o adunare de grup

Una dintre cele mai mari provocări cu care se vor confrunta angajații de la distanță în timpul procesului de onboarding și, în unele cazuri, în timpul mandatului lor la companie este sentimentul de izolare. Orice program de succes de integrare la distanță ar trebui să abordeze această problemă și să lucreze pentru a crea un sentiment de apartenență cât mai curând posibil.

A avea cel puțin o întâlnire în afara sediului (adică nu la birourile companiei) face posibil ca noii angajați să se întâlnească personal cu alți membri ai echipei. Acest lucru nu este doar vital pentru a crea relații mai puternice între angajații de la distanță și alți membri ai echipei, dar poate deseori să facă diferența între o rată de rotație ridicată și scăzută a angajaților.

Dacă aveți angajați la distanță care lucrează din locații îndepărtate geografic, este posibil să nu fie posibil ca toată lumea să participe la o adunare. Cu toate acestea, există modalități de a evita acest lucru. În special, puteți organiza o întâlnire socială prin intermediul unui software de conferințe web. Deși poate să nu fie același lucru cu o adunare fizică, este totuși importantă.

Cea mai bună practică #6: Înregistrați-vă regulat

Înregistrarea regulată cu un nou angajat vă permite să evaluați eficacitatea procesului de integrare și să vă asigurați că angajatul progresează conform așteptărilor.

Puteți folosi reperele pe care le-ați inclus în planul dvs. de îmbarcare pentru a evalua performanța angajatului și pentru a aborda eventualele probleme cât mai curând posibil. Înregistrarea cu noii angajați vă oferă, de asemenea, o platformă pentru a obține feedback cu privire la procesul de integrare.

Puteți folosi acest feedback pentru a perfecționa planul, astfel încât atât compania dvs., cât și viitorii angajați să poată culege beneficiile. Înregistrarea cu un angajat poate fi la fel de simplă ca trimiterea unui e-mail sau aranjarea unui apel video. Adesea, acesta din urmă este recomandat, deoarece este mult mai personal.

De asemenea, este important să rețineți că nu ar trebui să fie doar managerul care se înregistrează. Cineva de la HR ar trebui să atingă, de asemenea, baza, iar dacă compania dvs. este suficient de mică, directorul departamentului sau CEO-ul ar trebui să-și ia timp pentru a face check-in. de asemenea.

Cea mai bună practică #7: Includeți învățarea prin colaborare

Asigurați-vă că oferiți angajaților de la distanță suficiente oportunități de a învăța unii de la alții. Acest lucru este deosebit de important în timpul procesului de onboarding, deoarece oferă încă o modalitate de a construi o cultură puternică orientată spre echipă, chiar dacă angajații nu lucrează împreună în aceleași premise.

Ați putea, de exemplu, să planificați sesiuni de mentorat video în care membrii echipei sau managerii mai experimentați să le arate noilor angajați de la distanță frânghiile și să îi ajute să devină familiarizați cu locurile de muncă.

Dacă echipa dvs. organizează seminarii web pentru clienți, puteți utiliza și software-ul pentru seminarii web pentru a crea sesiuni educaționale de învățare pentru angajații de la distanță.

Cea mai bună practică #8: Oferiți managerilor instruire

Conceptul de lucru de la distanță există de ani de zile, dar mulți manageri încă folosesc metode tradiționale pentru a gestiona membrii echipei. Deoarece lucrătorii de la distanță se confruntă cu propriul lor set unic de provocări, este important ca managerii să primească formarea adecvată.

Formarea poate fi adesea trecută cu vederea, lăsând managerii să se întoarcă la metodele tradiționale, mai degrabă decât să optimizeze integrarea și asistența continuă a lucrătorilor la distanță.

Cu toate acestea, managerii ar trebui să fie instruiți cu privire la modul de gestionare a angajaților de la distanță utilizând platforme de comunicare precum Microsoft Teams, Skype, GSuite și Microsoft Office 365. Deoarece cultura de lucru de la distanță se bazează pe o bună comunicare, a ști cum să folosești aceste platforme în mod eficient este esenţial.

SFAT BONUS: Creați o cultură prietenoasă la distanță

Este important să ne amintim că, deși atât angajații de pe șantier, cât și cei din afara șantierului pot face parte din aceeași echipă, nu toți împărtășesc aceeași experiență de lucru pentru o anumită organizație.

Pentru ca compania dvs. să aibă succes în integrarea lucrătorilor de la distanță pe termen lung, este esențial ca investițiile să fie făcute pentru a crea un loc de muncă prietenos, care să facă pe toți să se simtă incluși, indiferent de locul în care lucrează.

De prea multe ori, lucrătorii de la distanță pot simți că nu fac parte cu adevărat din echipă, ci doar o plasare temporară. Acest lucru le poate afecta serios productivitatea, precum și experiența lor în mediul de lucru și poate fi evitat asigurându-se că are loc o comunicare constantă.

În special, dacă gestionați o echipă, cereți fiecărui membru al echipei să organizeze un apel video cu noul angajat de la distanță. Ei pot folosi acest timp pentru a-i întâmpina pe noul angajat în echipă și pentru a-și explica rolul. Un alt mod prin care puteți obține o cultură prietenoasă la distanță este tratarea tuturor angajaților în mod egal și echitabil, indiferent dacă aceștia se află la fața locului sau în afara acestuia.

Asigurați-vă că aceștia au acces la beneficiile pe care le au angajații de la fața locului, de exemplu, dacă compania dvs. oferă angajaților abonamente subvenționate la sală, puteți extinde acest beneficiu și angajaților de la distanță.